Microsoft Outlook 2016 является одним из самых популярных почтовых клиентов, который предоставляет обширный набор функций для управления электронной почтой, задачами и контактами. Одной из важных функций Outlook 2016 является возможность создания файлов архива, которые помогают в сохранении и организации важных сообщений и вложений.
В этом руководстве мы расскажем вам, как создать файл архива в Outlook 2016, включая все необходимые шаги и настройки. Мы также подробно рассмотрим, какие файлы и папки можно включить в архив, чтобы убедиться, что вы сохраните важные данные и прикрепления. Безопасность и сохранность данных важны, поэтому мы также обсудим настройки шифрования и паролей для защиты вашего архива.
Если вы только начинаете использовать Outlook 2016 или хотите узнать, как максимально эффективно использовать эту функцию, наше полное руководство поможет вам создать файл архива Outlook 2016 и сохранить вашу электронную почту в безопасности.
Основы создания файла архива в Outlook 2016
Файл архива в Outlook 2016 позволяет сохранить и управлять вашей электронной почтой, контактами, задачами и другими элементами учетной записи Outlook. Архивирование данных поможет вам освободить место на вашем почтовом сервере и улучшить производительность Outlook.
Следуйте этим простым шагам, чтобы создать файл архива в Outlook 2016:
- Запустите Outlook 2016 и выберите вкладку «Файл» в верхнем левом углу.
- В открывшемся меню выберите «Информация» и нажмите на кнопку «Очистить элементы».
- Выберите «Архивировать эту папку и все подпапки» и укажите папку, которую вы хотите архивировать. Если вы хотите архивировать всю учетную запись Outlook, выберите папку «Почта».
- Выберите дату, до которой вы хотите архивировать элементы. Это может быть дата в прошлом, чтобы архивировать старые элементы, или текущая дата, чтобы архивировать все элементы.
- Нажмите кнопку «Просмотр результатов архивации», чтобы просмотреть архивированные элементы перед созданием файла архива.
- Нажмите кнопку «ОК», чтобы создать файл архива Outlook.
После завершения процесса архивации Outlook создаст файл архива с расширением .pst. Этот файл можно сохранить на компьютере, сетевом диске или другом устройстве хранения информации. Вы можете открыть этот файл в Outlook в любое время для просмотра или восстановления архивированных элементов.
Теперь вы знаете, как создать файл архива в Outlook 2016. Не забудьте регулярно архивировать свои элементы Outlook, чтобы поддерживать порядок и эффективность вашей учетной записи.
Шаг 1: Открытие приложения Outlook 2016
Многим пользователям может показаться, что открытие приложения Outlook 2016 —
это несложная задача. Однако, если у вас не установлено приложение или если
вы не знакомы с его расположением на вашем компьютере, этот шаг может
казаться сложным. В этом разделе руководства я подробно расскажу,
как открыть приложение Outlook 2016.
Вот несколько способов, которые вы можете использовать, чтобы открыть
приложение Outlook 2016 на вашем компьютере:
1. Используйте значок Outlook на рабочем столе:
| 2. Используйте меню «Пуск»:
|
3. Используйте поиск Windows:
| 4. Используйте ярлык в панели задач:
|
Теперь, когда вы знаете, как открыть приложение Outlook 2016, вы готовы
перейти к следующему шагу и создать файл архива. Об этом шаге я расскажу
в следующем разделе.
Шаг 2: Выбор папки для архивирования сообщений
Для выбора папки вы можете использовать функцию «Выбрать папку». Чтобы воспользоваться данной функцией, следуйте указанным ниже инструкциям:
- Откройте Outlook 2016 и перейдите к разделу «Файл».
- В верхнем меню выберите пункт «Импорт/экспорт».
- Откроется окно «Импорт и экспорт». Выберите «Экспорт в файл» и нажмите кнопку «Далее».
- На следующей странице выберите «Outlook Data File (.pst)» и нажмите кнопку «Далее».
- Теперь выберите папку, содержимое которой будет архивировано. Вы можете выбрать папку «Входящие» или любую другую папку, в зависимости от ваших потребностей.
- После выбора папки нажмите кнопку «Далее».
- Укажите путь для сохранения созданного файла архива, задав имя файла в поле «Имя файла».
- Нажмите кнопку «Ок» и дождитесь завершения процесса создания архива.
Теперь у вас есть файл архива Outlook 2016, содержащий сообщения из выбранной папки. Он может быть использован для резервного копирования электронной почты или для передачи сообщений на другой компьютер.
Обратите внимание, что создание файла архива может занять некоторое время, в зависимости от размера папки и количества сообщений. Будьте терпеливы и дождитесь завершения процесса архивирования.
Шаг 3: Настройка параметров архива
После выбора папки для архивации вам нужно настроить параметры архива Outlook 2016. В этом разделе вы можете указать детали архивации и определить, какие элементы включать или исключать из архива. Вот как настроить параметры архива в Outlook 2016:
| Параметр | Описание |
| Дата архивации | Укажите дату, с которой вы хотите начать архивацию. Outlook архивирует только элементы, созданные или измененные после указанной даты. |
| Включить подпапки | Если вы хотите включить подпапки выбранной папки в архив, поставьте галочку в этой опции. |
| Включить элементы, помеченные как «удаленные» | Если вы хотите архивировать элементы, которые были удалены, поставьте галочку в этой опции. Обратите внимание, что это включает элементы, удаленные из папки «Удаленные элементы». |
| Включить элементы других типов | Если у вас есть специфические типы элементов, которые вы хотите включить в архив, выберите эту опцию и нажмите на кнопку «Параметры». В появившемся окне вы сможете выбрать нужные типы элементов для архивации. |
После того, как вы настроили все параметры, нажмите на кнопку «OK», чтобы сохранить изменения и продолжить процесс создания файла архива Outlook 2016.
Шаг 4: Запуск процесса создания файла архива
После того, как вы настроили параметры архивации в Outlook 2016, вы готовы запустить процесс создания файла архива.
1. Нажмите правой кнопкой мыши на папке, которую хотите архивировать, в панели навигации слева.
2. В контекстном меню выберите «Архивировать все папки».
3. Появится диалоговое окно «Создание файла архива» с предложением выбрать место сохранения архивного файла.
4. Укажите путь к папке, в которой хотите сохранить архивный файл, или нажмите кнопку «Обзор» для выбора папки.
5. Введите имя файла архива и нажмите кнопку «Сохранить».
6. Начнется процесс создания файла архива. Это может занять некоторое время, в зависимости от размера папки и скорости вашего компьютера.
7. Когда процесс создания файла архива завершится, появится сообщение об успешном создании архива.
Теперь у вас есть файл архива Outlook 2016, который можно использовать для резервного копирования, переноса данных или сохранения в безопасном месте.